Google compartió los siguientes consejos para poder organizar fechas importantes con amigos, familia o compañeros de trabajo este fin de año.
AGENDA FIESTAS DE OFICINA O FAMILIARES EN CALENDAR
Esta herramienta permite compartir tus eventos con otros y crear crear calendarios que puedan editar varias personas.
Google afirma que esto resulta muy útil para organizar el calendario familiar, coordinarse con un grupo de amigos, o con todos los miembros de una organización.
Se pueden tener varios calendarios activos para agregar eventos y, en cada uno de ellos, emplear una configuración de uso compartido diferente.
Esta función se encuentra de lado izquierdo de la pantalla buscando la sección “Mis calendarios”. Desplázate sobre el calendario que quieres compartir, haz clic en “Más” y selecciona la configuración y uso del mismo.
COORDINAR DESCANSOS EN CALENDAR
G Suite permitirte crear un calendario de vacaciones que, con ayuda de Google Apps Script, puede autorellenarse basandose en los calendarios individuales.
Los colaboradores deberán ingresar palabras clave como “vacaciones” o “fuera de la oficina” a su agenda individual para que Calendar sincronice esos eventos con el calendario compartido.
AVISA QUE ESTÁS FUERA DE LA OFICINA DESDE GMAIL
Gmail permite a sus usuarios activar un servicio de respuesta automática para todos los correos electrónicos que reciban a partir de la fecha que le indiquen.
Así, las personas que intenten comunicarse con el usuario o con un miembro de tu equipo por este medio mientras esté ausentes sabrán que no recibirán respuesta inmediatamente.
Se puede agregar en el mensaje las fechas de vacaciones y dar un plazo aproximado de respuesta, así como indicar a quién contactar en caso de urgencia.
Esta función está en el menú de configuración de Gmail que se ubica en la parte superior derecha de la pantalla con el icono de engranaje. Selecciona ‘Respuesta automática’, añade tu mensaje y selecciona si solo tus contactos o todos aquellos que te escriban recibirán tal respuesta.
GALERÍA DE PANTALLAS DE GOOGLE DOCS
Google docs cuenta con diversas funciones en Galería de Plantillas:
- Escribir cartas de felicitación o agradecimiento
- Compartir recetas navideñas
- Crear invitaciones a una fiesta
- Hacer tarjetas con fotografías
- Personalizar etiquetas de regalo
Para acceder a ésta solo debes dirigirte a Google Docs y hacer clic en Galería de plantillas. Después elige la que más se adecúe a tus necesidades.
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Sheets también cuentan con plantillas útiles para la temporada que permiten desde llevar el control de tu presupuesto de fin de año, gastos o planificación de turnos de colaboradores hasta itinerarios de viaje.
PLANEA TAREAS CON KEEP Y MY TASKS
Con estas herramientas se puede planificar desde un listado de compras de regalos hasta lo necesario para la cena navideña puedes preparar una lista de tareas.
Google Keep y My Tasks son dos soluciones para mantener el control y evitar abrumarse.
Keep no solo permite anotar pendientes, sino que también ofrece la posibilidad de compartirlos con otros, agregarles fotografías, archivos o hasta dibujos y establecer recordatorios que el usuario puede programar por fecha e incluso por ubicación para que nada se le escape.
My Tasks es una función de Google para crear listas de tareas a realizar, a las que se les puede asignar una fecha y hora de entrega así como subtareas, y que te permite marcar las que ya completaste.
Para utilizarla se debe entrar a Google Calendar y hallar el botón My Tasks ubicado a la derecha de a pantalla. Al hacer clic en éste el usuario podrás empezar a agregar tareas.
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