Tener tantas apps en el celular es una problemática moderna y que provoca una especie de fatiga en los usuarios.
A mucha gente le resulta familiar el concepto de la fatiga ocasionada por apps: esa desagradable sensación de ver la pantalla de tu smartphone atascada de apps de restaurantes, tiendas, noticias y juegos, ya sea que se usen o no. Hay un problema similar, aunque menos difundido: el que surge cuando los sitios de trabajo orillan a sus colaboradores a saturar sus dispositivos con apps que supuestamente los ayudan a hacer mejor su trabajo.
En el contexto de los lugares de trabajo, una app puede correr en un smartphone, en la web o bien localmente en una computadora de escritorio o en una laptop PC. Las apps de trabajo incluyen software específicamente desarrollado para negocios, como Workday para llevar un registro de los días que se toman por vacaciones o por enfermedad, Concur para control de cuentas de gastos y viajes, y Salesforce para monitorear las ventas. Y también están las de más amplio alcance, como Dropbox y Box (BOX) para almacenamiento en la nube, así como diversos productos de Microsoft Office o Google Apps que permiten crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
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Entonces, en lugar de hacer más fácil la vida (o el trabajo) —que es lo que se supone que hacen las apps—, lo que pueden provocar es que encontrar información sea más difícil, lo que en consecuencia merma la productividad.
Algunos estudios publicados recientemente ilustran el problema de la sobrecarga de apps en los sitios de trabajo. Después de leer la encuesta, bajo el título de The False Promise of the App Economy, los empleadores quizá querrán revisar qué tantas apps verdaderamente necesitan, o bien procurarán encontrar la manera de reunir más eficientemente toda la información almacenada en ellas.
El ejecutivo promedio usa unas 9.4 apps para su trabajo, según dicha encuesta, en la que se entrevistó a 881 ejecutivos de todo el mundo y que fue realizada por Harmon.ie, una compañía de software fundada en Israel, con oficinas en Boston. Los que peor la pasan son los miembros de las áreas de IT, al menos si consideramos la proliferación de apps como algo malo: ellos, en promedio, usan 10.4 apps.
Lo que quizá resulte más sorprendente es que el 50 % de los entrevistados dijeron dedicar una gran porción de sus horas de trabajo al correo electrónico. De hecho, dijeron que revisaban sus buzones de correo al menos cinco veces ¡cada hora! Ese es un dato en verdad interesante, dado que a lo largo de la última década, muchos analistas predijeron que para estas alturas, el email sería cosa del pasado.
El correo también es el objetivo de muchas apps nuevas, entre ellas Slack, el popular servicio de mensajería instantánea para empresas, al igual que una gran variedad de competidores de Slack, como Microsoft Teams y Atlassian Stride, esta última de muy reciente cuño.
Casi la mitad de los entrevistados admitieron usar apps que no habían sido aprobados por el departamento de Sistemas, como el almacenamiento en la nube de Dropbox y el servicio de chat de WhatsApp, y también apps para tomar notas y para monitoreo de proyectos.
Es difícil cuantificar la productividad que se pierde debido a la saturación de apps, pero por medio de la encuesta se encontró que 351 de entre 881 entrevistados, es decir el 40 %, aseguraron que habían tardado más de cinco minutos encontrar una versión temprana de algún proyecto en el que hubieran trabajado. Y 120 de ellos (el 14 %) dijeron que les había tomado más tiempo todavía.
Este tipo de comentarios nos dan una pista acerca del tiempo que se pierde en buscar la información correcta antes de que los empleados puedan empezar a dedicarse a trabajo verdaderamente significativo.
Algunos datos para tener en cuenta: Harmon.ie es socio de Microsoft Office 365 que se especializa en ayudarles a los usuarios a encontrar información dondequiera que se encuentre y reunirla en un solo lugar, de manera que este tipo de hallazgos mejoran mucho el caso anterior. La encuesta en sí fue realizada para Harmon.ie por Fifty Five and Five, un despacho de investigación de mercados con sede en Londres, que se especializa en el ecosistema de Microsoft (MSFT).
Una vez dicho lo anterior, estos resultados suenan creíbles. Y también reflejan lo que la firma de investigación 451 Research ha encontrado por su parte, de acuerdo con Raúl Castañón Martínez, analista senior de la firma.Harmon.ie compite con otras compañías para disminuir la confusión creada por las apps. Entre sus competidores se encuentran RedKix y Astro Technology, según Castañón. También hizo referencia a Microsoft (MSFT) Teams, Atlassian (TEAM) Stride, GSuite de Google (GOOGL) y Cisco (CSCO) Spark.
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“Algunos usan un flujo constante de notificaciones, por ejemplo –dice Castañón Martínez–. Quizás la que más se acerca a lo que hacen es Stride, aunque llama la atención saber que cubren mensajería instantánea, audio, video y conferencias pero no correo electrónico”.
Alan Lepofsky, analista principal para Constellation Research, no está tan seguro de que poner toda la información que un empleado necesita en un solo lugar necesariamente ayude a resolver el problema.
“Aunque la gente diga que preferiría tener todas sus aplicaciones en una sola ventana, de lo que no se dan cuenta es que eso podría significar una mayor saturación de información que estar cambiando de aplicaciones. Una sola ventana no es la fórmula mágica, lo que realmente implica mejoras es el contexto y la capacidad de filtrar y concentrarse en la información correcta en el momento correcto”, nos dijo vía correo.