“Todos tenemos un lugar en la historia. El mío es en las nubes”. – Richard Brautigan.
Raúl García, socio de Capital Humano en Consultoría, Deloitte México
En los últimos años, hemos observado cómo ha incrementado exponencialmente en el mercado el interés por los sistemas de Recursos Humanos en la nube. La razón de esto se podría explicar de la siguiente manera:
El avance tecnológico sin precedentes que vivimos y el acceso cada vez más común a las redes públicas y privadas a través de Internet, han contribuido a que los principales proveedores de tecnología evolucionen su oferta en el sector de Recursos Humanos, con el objetivo de ofrecer soluciones de gestión “punta a punta” o integrales que cubran el ciclo completo del empleado tanto para automatizar los procesos, como para ofrecer servicios al personal que contribuyan a mejorar la experiencia de los colaboradores, además de ayudar a las organizaciones a reducir sus costos de operación.
Esto es claramente una respuesta a las tendencias del mercado y a las necesidades actuales de los negocios que buscan hacer frente a los nuevos retos de talento, a través de modelos innovadores para la entrega de servicios de Recursos Humanos.
Sabemos que las empresas de todo el mundo estamos afrontando desafíos que se derivan de la creciente escasez de talento y las demandas de las nuevas generaciones, como trabajos significativos y flexibles basados en modelos de desarrollo continuo y esquemas de colaboración.
La evolución de los sistemas informáticos de Recursos Humanos está visiblemente orientada hacia capitalizar estas oportunidades a través de plataformas más ágiles y fáciles de usar, lo que incluye plataformas de colaboración que aprovechan las tecnologías móviles disponibles para su implementación.
En este punto, tomemos en cuenta que hasta hace algunos años, los principales proveedores de ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés), que son plataformas que permiten la automatización y consolidación de los procesos de una organización, no ofrecían en sus plataformas una solución integral para Recursos Humanos. Entonces, esta área solo podía conformarse con lo que los sistemas incluían complementándolo con hojas de cálculo, formatos manuales y en el mejor de los casos, con soluciones especializadas de diferentes proveedores con los costos y riesgos de integración que esto implicaba.
Otro de los grandes atractivos de las plataformas en la nube es que las empresas se encuentran en posición de tomar decisiones más rápidas, dado que se ofrecen por renta como software as service (SaaS) y a través de contratos de relativo corto plazo, a diferencia de los procesos tradicionales de solicitud y aprobación de inversiones.
Por último, los sistemas en la nube se ofrecen “pre configurados”, esto implica que los tiempos y costos de implementación prometen reducirse considerablemente, lo cual hace aún más atractiva su adquisición.
En resumen, es claro que para Recursos Humanos hoy la oferta de sistemas es más atractiva, en tanto que el cambio de las necesidades y el interés de las organizaciones son evidentes.
El futuro de la gestión de talento en la nube es innegable. Sin embargo, los retos de adaptación, gestión del cambio, cumplimiento de expectativas y de integración con el resto de la plataforma tecnológica siguen siendo algunas de las principales preocupaciones de las organizaciones al momento de decidir invertir en este tipo de tecnologías.
LA REALIDAD EN DATOS
Este año, el reporte global de tendencias de Capital Humano realizado por Deloitte posiciona al tema de Recursos Humanos en la nube en el 5to lugar en importancia (4to para México) de las 10 tendencias para este sector. Esto quiere decir, que el 82% de los encuestados afirmó que este tema es “importante” o “muy importante”.
De acuerdo con el estudio, el 77% de las empresas encuestadas en México afirma que invertirá en este tipo de plataformas en los siguientes tres años. Sin embargo, solo el 45% se considera preparado o listo para iniciar la implementación, mientras que sólo el 4% afirma que cuenta con una plataforma totalmente integrada.
¿Qué está pasando? Si bien el 20% de las organizaciones ha empezado a incursionar en la nube de RH, el 30% sigue trabajando de forma manual, mientras que el 40% opera con plataformas locales y con el apoyo de hojas de cálculo y aplicaciones satelitales.
Esto nos lleva al siguiente dato, no menos revelador que los anteriores: solamente el 33% considera que la plataforma con la que cuenta (si es que cuenta con una), apenas sirve para cubrir las necesidades del negocio.
Evidentemente, de no hacerse nada, esta percepción disminuirá estrepitosamente principalmente por las siguientes dos razones:
- Primero: las empresas que actualmente tienen plataformas locales, ya sea como parte de los módulos de su ERP o con aplicaciones especializadas, sucumbieron ante la promesa de flexibilidad que los proveedores en los años 90 e inicios del año 2000 vendían a los negocios, compensando las brechas de estas soluciones con la capacidad de “adaptarse” a sus necesidades a través de programas “a la medida”.
Si bien es cierto que era posible desarrollar un sinnúmero de soluciones y adaptaciones en estos sistemas, la realidad es que aspectos como llevar el control de versiones, documentación e integración de todos esos programas se volvió tan complejo con el paso del tiempo, que se perdió casi por completo la flexibilidad para desarrollar dentro de la plataforma.
- Segundo: de acuerdo con el Human Capital Trends 2019, si revisamos la satisfacción de los empleados sobre los procesos y herramientas de Recursos Humanos, notaremos que el 70% de Baby boomers (personas que nacieron entre 1945 y 1964) considera que la plataforma actual de la empresa es buena o excelente, lo cual contrasta contra un discreto 43% de los Millennials que afirma lo mismo.
Si la plataforma no cambia, y si el número de Millennials y de generaciones que los siguen continúa en aumento en las organizaciones, es obvio que la satisfacción general seguirá disminuyendo.
PROMESAS Y RETOS
Las principales plataformas de Recursos Humanos en la nube están diseñadas bajo la premisa de mejora continua a través de comunidades empresariales. Esto es, cuando adquirimos en renta este tipo de soluciones, “convivimos” en la nube (a excepción de los datos, claro está) con muchas otras empresas.
Las mejoras y la evolución de la plataforma se llevan a cabo periódicamente (una vez cada tres meses, cuando menos) de acuerdo a la retroalimentación que reciben los proveedores de todos los usuarios.
Si bien lo anterior implica que las empresas deban adaptarse en gran medida a la solución, las ganancias a obtener son las mejoras provistas por todos los participantes, lo que incluye empresas globales pioneras en la implementación de mejores prácticas. Estas mejoras pueden segmentarse en dos rubros principales:
- Información de talento. Desde la atracción y la incorporación de los colaboradores, hasta los datos necesarios para la compensación y su comunicación en dos vías, lo que incluye herramientas para mejorar los procesos de evaluación continua y retroalimentación.
- En general, los sistemas de RH en la nube están diseñados para ser más abiertos y flexibles, lo que promueve la autonomía de los empleados, la colaboración a través del diseño de equipos y redes de trabajo dentro de la solución para aprovechar las capacidades móviles, como la forma de interactuar con el sistema.
Por otro lado, los retos que las empresas afrontan para lograr una implementación exitosa se resumen de la siguiente manera:
- Enfoque. Los sistemas de Recursos Humanos modernos buscan mejorar la experiencia de los colaboradores, en tanto que se obtiene información relevante para la toma de decisiones de talento. Tener como objetivo solamente el control de los procesos al momento de implementar una solución en la nube, puede no ser la mejor opción/decisión.
- Bajo la premisa de que lo que se busca es una plataforma flexible, fácil de usar, que promueva más la colaboración y menos el control, es indispensable revisar entonces el modelo actual de entrega de servicios de recursos humanos y primero adaptarlo a esta nueva visión para luego implementar una solución acorde al mismo.
- Elección de la plataforma. “¿Cuál es la mejor solución?” es una de las preguntas que más hemos escuchado cuando hablamos con organizaciones acerca de estas plataformas.
En nuestra experiencia, el éxito de una implementación de Recursos Humanos en la nube no depende tanto de la selección de la solución, sino más bien de la capacidad de la empresa para negociar con el proveedor, el enfoque de ejecución y la estrategia de integración con el resto del ecosistema existente dentro de su organización.
Cada empresa deberá plantearse una ruta de implementación acorde a sus necesidades, a la madurez de sus procesos, a su capacidad financiera, de adaptación a la nube y de gestión del cambio que conlleva este tipo de transformaciones.
Estos son los elementos que podrían ser imprescindibles para terminar con una implementación exitosa y así innovar en Recursos Humanos.