Diseño de espacios, transformación digital y procesos ágiles son las estrategias que las mejores empresas usan para hacer más felices a sus colaboradores y, de paso, ser más productivas.
Actualmente en el horizonte de cualquier ciudad grande se pueden reconocer con facilidad los enormes edificios de oficinas, rascacielos que albergan al motor de las organizaciones y que representan el poderío de las compañías. Por décadas, las personas se han despertado temprano para tomar su camino hacia la oficina y, siendo México uno de los países donde más se trabaja según un estudio de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), podemos pensar que de esas 43 horas a la semana la mayoría se viven dentro de las paredes de una oficina. En nuestro país, estos espacios son indudablemente una extensión de casa.
Las empresas están cada vez más enfocadas en generar acciones para ser mejores desde sus entrañas, y quizá una de las estrategias más visibles sea el diseño de los espacios de trabajo. Oficinas con una alfombra desgastada de un color difícil de describir, focos de neón que causan dolores de cabeza, cubículos diminutos y jefes que tienen una oficina personal del tamaño de un departamento, esos que ni por error se cruzan con sus empleados; esta es la descripción de una oficina no tan alejada de la realidad de lo que pudiera ser cualquier corporativo en México. Cambiar el diseño de una oficina suena como una tarea fácil; renovar el color de una pared, el piso, mobiliario y, tal vez para los más disruptivos, instalar unas hamacas al estilo Google suene como el paso más lógico.
En este sentido, Andrea Soria, especialista en Design Workplace Knowledge Performance Environments para Herman Miller, asegura que en México la mayoría de las empresas contratan sus servicios de consultoría sin una preocupación en específico, sino que llegan en busca de mejorar la parte estética y por un tema de espacio. “Desafortunadamente en Latinoamérica somos reactivos. Muchas de las empresas no tienen idea de los síntomas que deben atacar. Yo actuó como una doctora disruptiva que les ayuda a ver la realidad de sus necesidades”, explica. Los problemas más comunes que se presentan frente al expertise de Soria tienen que ver con los metros cuadrados de las empresas, ya sea falta o sobra de ellos, y con un tema de cultura organizacional; es decir, el entendimiento sobre cómo trabajan las generaciones que convergen en una misma oficina, cuáles son sus funciones y qué cambios se están dando.
“Muchas empresas no tienen idea de los síntomas que deben atacar. Yo actúo como una doctora disyuntiva que les ayuda a ver la realidad”, Andrea Soria Herman Miller
Pero, ¿cuál es la fórmula mágica para conseguir la oficina ideal? Soria asegura que la congruencia entre el espacio y la visión de la compañía es vital, aunque también lo es identificar al cliente interno como el más importante, “pues es quien te va dar sus mejores ideas”. Sin duda, un equipo contento y con las herramientas necesarias tendrá más posibilidades de éxito y estará más dispuesto a dar un poco más. Otro factor relevante es la utilización de métricas. Es fácil que los dueños crean que necesitan ciertos atributos como más espacios abiertos de colaboración; sin embargo, quizá no toman en cuenta que el 90% de sus colaboradores pasa su tiempo en llamadas que necesitan espacios privados. Sea como sea, el tiempo apremia. Si ya detectaste en tu empresa un área de oportunidad de mejoramiento del espacio, busca la asesoría de expertos y haz los cambios necesarios.
LA BÚSQUEDA INTERMINABLE
El origen de la oficina se puede rastrear desde la edad media cuando los monjes trabajaban en espacios silenciosos diseñados específicamente para copiar y estudiar manuscritos. Como lo retrató Botticelli en varias de sus pinturas, las estaciones de trabajo que contaban con un escritorio, una silla y algunos estantes, eran una clara declaración de prestigio y poder. Estos espacios resultaban poco usuales para las personas comunes que solían trabajar desde casa. Es hasta el siglo XVII que el crecimiento de empresas orilló a una necesaria distinción cultural entre el hogar y la oficina. Con la llegada de la Revolución Industrial esto se intensificó para volverse la norma. Ya en el siglo XX –para 1970– los hábitos de trabajo se vieron afectados por la recomendación de los expertos en medicina de procurar cambios frecuentes en la posición de sentado, argumentando que un movimiento regular resultaba sumamente beneficioso para el esqueleto. Con esto en mente, la búsqueda de la silla de oficina perfecta comenzó para no detenerse.
LA FELICIDAD TIENE UN ALIADO
Un espacio de trabajo atractivo y funcional puede ahorrar muchos dolores de cabeza, dinero y tiempo; sin embargo, es imposible no destacar a una de las áreas que más oportunidad para transformarse tiene: recursos humanos. En un artículo publicado en Harvard Business Review titulado Why We Love to Hate HR… and What HR Can Do About It?, se menciona que la crítica más frecuente a los gerentes de esta área es que están demasiado centrados en tareas administrativas. “Cuando se piensa en RH, lo primero que viene a la mente es el pago de nómina, pero en realidad son mucho más que eso”, afirma Courtney McColgan, exCMO de Cabify y fundadora y CEO de Runa, una empresa que pretende revolucionar los recursos humanos en Latinoamérica.
Jerarquías rígidas y organigramas imposibles de entender están desapareciendo y siendo sustituidos por estructuras con más sentido en la vida real; además, cada vez es más frecuente el tracking de personal y el uso de software de automatización que se despiden de los procesos en papel y las agobiantes tablas de Excel. La meta de Runa es reducir el tiempo que se pasa gestionando la nómina para que los gerentes se dediquen a hacer a los empleados felices. Quizá de esta forma se podría hacer más evidente la verdadera importancia de este departamento y eliminar de la mente que sólo funciona como el conducto por donde el jefe les recuerda a sus subordinados cómo comportarse debidamente. McColgan opina que en México cada vez hay más empresas buscando alejarse del papel y lápiz, para acercarse a la automatización amigable de procesos internos y un mejoramiento en la contratación de personal para así evitar la fuga de talento y, claro, tener empleados más felices.
BREAK TIME
En Suecia existe un término llamado “fika”, que significa “una pausa para el café”, pero es más que sólo un boost de cafeína. Este momento del día suele suceder en la tarde, puede ser acompañado por dulces y algo de pastelería, y pretende fomentar las conexiones entre colegas para crear lazos de confianza y lealtad. Para los más conservadores, esto puede leerse como una pérdida de tiempo; no obstante, un trasero pegado a la silla no quiere decir que está siendo necesariamente productivo.
En 2016, Suecia se encontraba entre los ocho países más productivos de acuerdo con la OCDE, lo que muestra la efectividad de este tipo de políticas. La colaboración y el entendimiento entre colegas son una parte vital para lograr el éxito. Después de la realización de un estudio que demuestra que después de un tiempo se comienza a perder foco y el rendimiento para hacer una tarea disminuye, expertos de la universidad de Illinois recomiendan que al enfrentarse con tareas largas lo mejor es hacer descansos breves. ¿Qué mejor que un café y una plática para relajarse?
EL MEDIO, NO EL FIN
Es urgente que la tecnología permee a los diversos departamentos que integran una compañía. Respecto a esto, uno de los términos más sobreexplotados en los últimos años es el de transformación digital. Es frecuente encontrar organizaciones que, sin importar su tamaño, siguen haciendo lo mismo de siempre esperando resultados diferentes. Pero ser parte de una transformación efectiva es un reto altamente complejo. ¿La razón? Para empezar, es un concepto difícil de explicar con exactitud. Para Juan Pedro Jáuregui, CEO de Krieger, una consultoría de productos digitales y tecnológicos con sede en México, “la transformación digital ofrece la posibilidad de ayudar a resolver problemas que hace tiempo no se podían resolver”. Para entender completamente su definición, es posible que sea más fácil determinar lo que no es. “La tecnología no es el fin, es un medio para lograr hacer algo mejor. Tampoco representa la pérdida de empleos, la tecnología debe actuar como un complemento de todo lo que pueden hacer las personas”, agrega.
Es usual que los empleados se sientan amenazados con la implementación de nueva tecnología en el área de trabajo; sin embargo, si la alta dirección está convencida de sus beneficios y los comunica de manera adecuada, la adopción se dará de manera natural. Tener una integración de información clave, soluciones en la digitalización de documentos, un análisis de data accionable y soluciones de colaboración en tiempo real pueden hacer una gran diferencia en las compañías. Como bien menciona Jáuregui, “convencimiento, comunicación e implementación de las prácticas de innovación. Esa es una estrategia aplicable para cualquier empresa”.
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Por Andrea Norzagaray