10 tips para incrementar tu productividad

La productividad en estos tiempos tiene que ver con la eficiencia: hacer más, más rápido y con menos. Estas demandas de trabajo van en aumento cada día en cualquier lugar. Por ello, para aprovechar al máximo tu día, necesitas enfocarte en tres segmentos de tu vida:

Para las personas debe de ser fundamental administrar su tiempo para mejorar la productividad. La mayor pérdida de tiempo son las tareas inesperadas (y usualmente sin importancia). Todos conocemos ese impulso de leer el correo electrónico que acaba de entrar o de echar un vistazo a la última notificación que aparece: un psicólogo, Daniel Levitan, autor de The Organized Mind, llama tendencia a la novedad.

Este cambio de tarea no intencional consume más tiempo de lo que piensas. Gloria Mark, científica de información de la Universidad de California, descubrió que demora un promedio de 26 minutos recuperarse de interrupciones triviales. Para evitar esto, debes planificar tu día y prever las interrupciones inesperadas. Por ello:

1. Comienza el día con un tiempo estructurado: revisa las actualizaciones de correos electrónicos y redes sociales que se han acumulado durante la noche y clasifica el retraso acumulado. Elimina respuestas rápidas y referencias, para que otras personas puedan comenzar a trabajar en las tareas. Programa las tareas más grandes. Y elimina las cosas que son informativas o no importantes.

2. Utiliza el tiempo de viaje diario para completar las tareas de coordinación: es una locura no usar el tiempo de viaje diario para anular las tareas que requieren mucho tiempo. Durante mi viaje diario a la mañana, hago un resumen de mis consultores externos, obteniendo una actualización de los proyectos abiertos y descubriendo si necesitan ayuda. Para cuando llego a la oficina, tengo una imagen precisa del estado de mis proyectos.

3. Reduce todos los tiempos de reunión en un 25%: obtendrás la misma cantidad de trabajo realizado, porque se desperdicia tanto tiempo lidiando con la configuración de llamadas en conferencia y las bromas inútiles. Si recortas una reunión de cinco personas por día de una hora a 45 minutos, ganarás 25 horas adicionales por mes de trabajo. Eso es aproximadamente 300 horas al año, ¡casi dos meses de trabajo e incrementas tu productividad!

4. Programa descansos regulares durante el día: la ejecución de reuniones consecutivas no es productiva, porque se cansa y pierde el enfoque. Bloquea el tiempo en tu calendario y toma descansos. Hacer de estos descansos una rutina aumenta la predictibilidad, creando un horario regular para mantener tu mente organizada. Si puedes, toma una siesta de 10 a 20 minutos después del almuerzo también.

“Espacio” se refiere a tu entorno: la ubicación de tu oficina, así como a tu espacio virtual. El espacio de trabajo puede no ser la frontera final, pero es un elemento importante para aumentar la productividad laboral. Aquí hay algunos consejos relacionados con el espacio:

5. Trabaja ‘fuera de tu lugar’ cuando tenga sentido: cuando necesites escribir un documento o investigar un tema, la ausencia de interrupciones en la oficina mejorará la concentración. Algunas compañías están descubriendo que dejar que los empleados trabajen desde su casa tiene otras ventajas, como un menor tiempo de viaje diario, tiempos de almuerzo más cortos y menos días de enfermedad. Analiza cómo puedes aplicar estrategias documentadas del sitio de viajes chino Ctrip, AIIM y WordPress a tu propio entorno de trabajo.

6. Consolide la cantidad de lugares a los que necesitas ir para obtener información. Hay demasiadas aplicaciones para navegar: correo electrónico, herramientas de microblogging como Yammer, herramientas de chat como Lync, utilidades de redes sociales como Twitter y LinkedIn y sistemas operativos como SAP, Oracle y Salesforce. Haz que las notificaciones de cada aplicación aparezcan en un solo lugar y lo verás reflejado en tu productividad.

7. Desactiva las notificaciones emergentes en los dispositivos móviles y en el escritorio: no permitas que las aplicaciones interrumpan tu concentración con molestos mensajes emergentes. Ciérralas. Ahora. Y limita la verificación de tu correo electrónico para establecer los horarios durante el día. No te arrepentirás.

Ponte en una posición en la que puedas enfocarse en hacer la tarea correcta, por el momento:

8. Conversa, no envíes correos electrónicos: levanta el teléfono o camina por el pasillo y habla directamente con tus colegas. Para personas geográficamente remotas, usa chat. Puedes dar instrucciones precisas y aclarar malentendidos rápidamente. La cantidad de tiempo desperdiciado que mantiene interminables hilos de correo electrónico es alucinante, y los errores inútiles generados.

9. Corta los grandes problemas en trozos más pequeños: esto reducirá la sensación de sobrecarga y la procrastinación asociada con asumir grandes trabajos y la productividad. Una forma práctica de hacerlo es adoptar técnicas Agile para administrar tus tareas de trabajo. Nacido en el mundo del desarrollo de software, la gran contribución de Agile a la administración de tareas es dividir grandes trabajos en sprintscortos. Tener una solución a la mano durante todo el proceso reduce la ansiedad de enfrentar grandes trabajos.

10. Usa listas de verificación para tareas repetitivas para reducir errores: especialmente cuando trabajas en exceso o estás trabajando por limitaciones de tiempo, las listas de verificación te mantendrán informado. Una excelente guía para usar las listas de verificación, las puedes ver en Manifiesto de la lista de verificación de Atul Gawande.